... وإزاء هذا المشكل تبرز المؤتمرات كحل لهذه المشكلة ، وأنا أعني بلفظ المؤتمرات معناه اللغوي لا الاصطلاحي ، فليس ضروريا أن يضم المؤتمر مئات المشاركين ، كما أنه ليس جوهريا أن يعقد في صالة للمؤتمرات ، ولا أن يأخذ تنظيمه الطابع التقليدي الذي نراه أو نسمع عنه ( وإن كان تنظيم المؤتمرات في حد ذاته أمرا محمودا بل قد يكون ضروريا ) (¬1) ،
¬__________
(¬1) تنظيم الاجتماعات يخضع لمعيارين مهمين :
الأول : المعيار الموضوعي ، ويشمل :
(1) ... المقصود من الاجتماع أو المؤتمر ( أهداف المؤتمر ) .
(2) ... الموضوعات التي ستطرح فيه ( جدول الأعمال ) .
(3) ... كيفية تناول هذه الموضوعات ( عرض أبحاث ، مناقشات ، تصويت لقرار ) .
(4) ... التزام أعضاء المؤتمر بأهداف وجدول أعمال المؤتمر .=
(5) ... وجود آلية لتنفيذ إرادات المؤتمر وتوصياته .
الثاني : المعيار الشكلي ، ولا يقل أهمية عن المعيار الأول ، بل قد يكون الاهتمام به سببا في نجاح المؤتمر ، ويشمل :
(1) ... وجود فريق إداري لتنظيم المؤتمر يتناسب مع حجمه ، أو وجود الشخصية الإدارية التي تستطيع إدارة الاجتماع بحنكة وجدارة .
(2) ... معرفة أعضاء المؤتمر والالتزام بالعدد والشخصيات المتفق عليها .
(3) ... الالتزام بالمواعيد المتعلقة بالمؤتمر بصرامة .
(4) ... تحديد مدة انعقاد المؤتمر والوقت المسموح به للأعضاء ومدة المناقشات ، مع التوصية بالالتزام بهذه المواعيد بصرامة شديدة .
(5) ... مراعاة الجوانب الفنية للمؤتمر عند وجود الإمكانيات المتاحة وعلى حسب حجم المؤتمر أو الاجتماع مثل أجهزة الصوت ووجود بعض المشروبات ونحو ذلك .
(6) ...
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق